Stěhování firmy do nového sídla není něco, co můžete udělat na poslední chvíli. S přípravami na stěhování kanceláře by se proto u malých firem mělo začít minimálně tři měsíce předem. Majitelé středních a velkých firem by měli začít plánovat stěhování minimálně šest měsíců před předpokládaným stěhováním. Stěhování firmy je většinou dramatickým zásahem do jejího chodu, který se může projevit přechodným snížením výkonu. Proto byste se měli snažit, aby stěhování proběhlo co nejrychleji a bez jakýchkoliv problémů.
Aby stěhování firmy proběhlo skutečně bez problémů a mohli jste se co nejdříve vrátit zpět ke své práci, měli byste se při stěhování firmy či kanceláře vyvarovat následujících chyb.
Používání velkých krabic pro balení
Jistě, do velkých krabic se vejde spousta věcí. Pokud však do velkých krabic ukládáte šanony, spisy a další těžké předměty, rychle se přetíží. To může mít za následek, že se při manipulaci roztrhnou a vaše věci se rozletí všude možně. Pokud velké krabice nebudete chtít přetížit, nebudete je moci naplnit celé, což je další problém. Pokud je při stěhování naskládáte na sebe, horní části se propadnou dovnitř a hrozí, že se krabice převrhnou. Nejlepším řešením je použít pro balení kanceláře různé velikosti krabic. Na balení těžkých předmětů, jako jsou knihy, se skvěle hodí malé krabice. Nejsou příliš těžké a lépe se stohují.
Nedostatečné označení krabic
Pokud řádně neoznačíte krabice s vybavením, zvrhne se vybalování v jeden velký chaos, který ochromí činnost vaší firmy. Krabice vypadají zvenku stejně a najít například důležité dokumenty které ihned potřebujete, bude problém.
Označení krabic zajistí, že po vyložení stěhovacího vozu v nové kanceláři budou položky umístěny na správné místo pro každého z vašich zaměstnanců. Základní informace, které byste měli uvést na vnější straně každé krabice, jsou následující:
- Jméno zaměstnance
- Umístění nové kanceláře
- Souhrn obsahu
TIP na označování: Předtiskněte si stěhovací štítky s prvními dvěma položkami a nechte zaměstnance vyplnit přehled obsahu při balení jejich kójí, stolů a kanceláří.
Stěhování všeho vybavení
Vaše kancelář či sklad je možná plná věcí které již nepotřebujete nebo nepoužíváte, jako jsou staré počítače nebo tiskárny. Stěhovat tyto věci pravděpodobně nemá smysl, místo toho je darujte například nějaké škole nebo neziskové organizaci, která by je mohla využít.
Kromě těchto předmětů není nutné platit ani za stěhování osobních věcí zaměstnanců, kterými si vyzdobili své stoly nebo kanceláře. Požádejte je, aby si tyto předměty sami zabalili a odnesli domů několik dní před stěhováním. Po zabydlení na novém místě si je mohou přinést zpět do práce.